Апостиль в Україні у 2026 році: хто ставить, скільки коштує і як довго — довідник по чотирьох органах
Єдиного «вікна» для апостиля в Україні немає: освітні документи — МОН, свідоцтва РАЦС і нотаріат — Мін'юст, витяг про несудимість — МВС, решта — МЗС. У кожного свій збір, свій строк і свої умови прийому. Зібрав усе в одну таблицю: офіційні цифри — і поруч те, скільки це займає насправді, за моїми подачами.
Чому чотири органи, а не один
Перше, що плутає людей: «апостиль» звучить як одна послуга, а насправді це чотири різні процедури в чотирьох різних відомствах. Орган визначається не вашим бажанням і не країною призначення, а тим, хто видав документ. Диплом не можна апостилювати в Мін’юсті, свідоцтво про народження — в МОН, а витяг про несудимість уже кілька років ставить не МЗС, як досі пишуть на багатьох сайтах, а саме МВС.
Нижче — зведена таблиця, а далі по кожному органу окремо: що приймає, скільки бере держава, скільки чекати і де перевіряти результат.
Зведена таблиця (станом на жовтень 2026)
| Документ | Хто ставить апостиль | Державний збір (фізособи) | Стандартний строк | Чи є прискорення | Де перевірити апостиль |
|---|---|---|---|---|---|
| Диплом, атестат, свідоцтво про освіту, додаток, академічна довідка | МОН через ДП «Інформаційно-іміджевий центр» (ІІЦ) | 51 грн адмінзбір + послуга ІІЦ від 300 грн | 30 робочих днів | Так: 10 днів, 2 дні, 2 години (особиста подача) | enic.in.ua — журнал апостилів МОН |
| Свідоцтва РАЦС (народження, шлюб, розлучення, смерть, зміна імені), нотаріальні документи, рішення судів, витяги з реєстрів | Мін’юст і його територіальні органи | 670 грн | до 3 робочих днів за Порядком; реально від подачі до документа на руках — 1–10 | Офіційного немає; в моїй практиці — до 2 робочих днів | apostille.minjust.gov.ua |
| Витяг про несудимість (паперовий, з печаткою) | МВС | 51 грн | офіційно не вказаний; у моїй практиці — 10 робочих днів на сам апостиль, 15 на витяг з апостилем разом | Так: витяг з апостилем за 5 робочих днів | Запит до МВС |
| Довідки МОЗ, пенсійні, податкові, Торгово-промислової палати та інші, які не належать до трьох попередніх | МЗС (Департамент консульської служби) | 150 грн (терміново — 300 грн) | 10 робочих днів — і це той рідкісний випадок, коли офіційний строк збігається з реальним | Так: 5 робочих днів | Запит до МЗС |
Два загальні правила для всіх чотирьох:
- Кожен документ — окремий апостиль і окрема оплата. Диплом і додаток до нього — це два документи, два збори. Свідоцтво і його нотаріальна копія — теж два.
- Строк рахується від реєстрації заяви, а не від дня, коли ви вийшли з дому. І в кожного органу є право зупинити розгляд, якщо потрібен запит до установи, що видала документ: у Мін’юсту — до місяця, в МОН це окрема лінія «із запитом» на 20 робочих днів, у МЗС — до місяця за відсутності зразків підпису.
МОН: освітні документи
Апостиль на документи про освіту проставляє Міністерство освіти і науки, а фізично документи приймає його оператор — ДП «Інформаційно-іміджевий центр» (сайт apostille.in.ua, зона .in.ua, а не gov.ua — це нормально, оператор не є державним органом).
Ціна складається з двох частин: адміністративний збір 51 грн за кожен документ (для юросіб — 85 грн) і плата за послугу ІІЦ, яка залежить від швидкості. За прайсом ІІЦ при особистій подачі:
| Режим | Строк | Ціна ІІЦ |
|---|---|---|
| Регулярний | 30 робочих днів | 300 грн |
| Із запитом до навчального закладу | 20 робочих днів | 870 грн |
| Без запиту, прискорений | 10 робочих днів | 600 грн |
| Без запиту, терміновий | 2 робочі дні | 960 грн |
| Без запиту, екстрений | 2 години | 1 650 грн |
Ключове слово тут — «без запиту». Швидкі режими доступні лише тоді, коли документ є в ЄДЕБО і МОН може перевірити його без звернення до вишу чи школи. Якщо ні — документ автоматично йде довгою лінією, і жодна доплата цього не змінить. Докладно про те, які документи проходять за 2 години, а які ні, — у розборі двогодинного апостиля.
Дистанційна подача (поштою) теж є, але двогодинного режиму в ній немає — максимум «2 робочі дні». На сайті ІІЦ поруч із «30 робочих днів» трапляється і «до 40» — і друга цифра чесніша: регулярна лінія в сезон (серпень–вересень, коли подаються абітурієнти за кордон) регулярно виходить за місяць. Якщо дедлайн ближче — беріть лінію «без запиту» на 10 днів; різниця в 300 грн майже завжди дешевша за зірваний термін.
Де перевірити: журнал апостилів МОН на enic.in.ua. У реєстрі Мін’юсту освітніх апостилів немає і ніколи не було — це головна пастка, через яку люди потрапляють на фейкові реєстри.
Мін’юст: РАЦС, нотаріат, суди
Свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть і зміну імені, нотаріально засвідчені документи, рішення судів, витяги з державних реєстрів — усе це Мін’юст. З 1 лютого 2026 року діє новий Порядок (наказ Мін’юсту № 3177/5 від 20.11.2025): заява реєструється в Електронному реєстрі апостилів, і рішення — проставити або відмовити — приймається у строк до 3 робочих днів з наступного дня після реєстрації. Якщо потрібна додаткова перевірка підпису чи печатки — розгляд зупиняють на строк до одного місяця.
Збір — 670 грн для фізичних осіб і 1 160 грн для юридичних. Цифра прив’язана до прожиткового мінімуму (0,2 і 0,35 відповідно від 3 328 грн), тому з 1 січня кожного року вона змінюється разом із бюджетом.
Три робочі дні — це строк на рішення після реєстрації заяви. Повний цикл від подачі до документа на руках у моїй практиці — від одного до десяти робочих днів залежно від черги у відділі й того, чи потрібна звірка підпису; терміновий варіант — до двох робочих днів — існує не на папері, а через знання, куди і в який день нести.
З 1 березня 2026 року апостиль Мін’юсту існує і в електронній формі: файл можна завантажити з реєстру, а QR-код на штампі веде на сторінку перевірки, де видно і сам апостиль, і скан документа, на який його поставили.
Головний підводний камінь тут не строк і не ціна, а сам документ: на свідоцтво, видане до 2016 року, сільрадою або заламіноване, апостиль не поставлять — спершу доведеться отримати повторне. Розбір цих випадків — у статті про апостиль на свідоцтвах РАЦС.
Де перевірити: apostille.minjust.gov.ua — за номером апостиля, датою і (для апостилів з 01.03.2026) контрольним кодом.
МВС: витяг про несудимість
Це той випадок, де застаріла інформація коштує найдорожче. Апостиль на витяг про несудимість проставляє Міністерство внутрішніх справ — за наказом МВС № 860 від 27.12.2022, зареєстрованим у Мін’юсті 26.01.2023. Якщо вам радять «нести витяг у МЗС» — ця порада з минулого десятиліття.
Умови, які варто знати до того, як замовляти витяг:
- Апостиль ставлять лише на оригінал паперового витягу з печаткою органу, що його видав. Електронний витяг з Дії для апостиля не підходить — потрібен паперовий.
- Збір — 51 грн (три неоподатковувані мінімуми), сплачується окремою квитанцією до подачі.
- Подача особисто: Київ, вул. Богомольця, 10, лише у вузькі вікна — з 10:00 до 11:00 і з 15:00 до 16:00 у будні. Контакт для довідок —
[email protected]. - Офіційного строку на сторінці МВС немає взагалі. За моїми подачами: сам апостиль на вже наявний витяг — близько 10 робочих днів; якщо робити витяг і апостиль одним циклом — 15 робочих днів у звичайному режимі і 5 у терміновому. Другий варіант майже завжди вигідніший: витяг замовляється одразу «під апостиль», паперовий, з правильною печаткою, і не доводиться ходити двічі.
Окремий нюанс: більшість країн приймають витяг про несудимість лише «свіжим» — зазвичай не старше 3–6 місяців на момент подачі. Тому витяг, апостиль і переклад варто планувати як один ланцюжок, а не замовляти витяг «про запас». Типовий кейс із практики — клієнт із Нігерії, якому для візи потрібні були витяг, апостиль, переклад англійською і нотаріальне засвідчення одним пакетом у стислі терміни: зробити це послідовно, окремими візитами, у його дедлайн не вкладалося, одним циклом — вклалося.
МЗС: усе інше
Департамент консульської служби МЗС апостилює документи, які не належать до трьох попередніх категорій: довідки МОЗ, довідки про місце проживання, пенсійні та податкові документи, документи Торгово-промислової палати, а також документи самого МЗС.
- Консульський збір — 150 грн за документ; терміново — 300 грн. Для юридичних осіб — 450 і 900 грн.
- Строк — 10 робочих днів у звичайному режимі, 5 робочих днів — у терміновому. Якщо в департаменті немає зразків потрібного підпису чи печатки, строк можуть продовжити на місяць.
- Подача: Київ, вул. Велика Житомирська, 2. Приймають і поштою — із заявою, копією паспорта та квитанцією; документи повертають «Новою поштою» лише на ім’я заявника або власника.
Закладайте запас: реалії Києва, про які забувають з-за кордону
Усі строки вище — робочі дні відомства. Але між вами і штампом стоїть ще київська реальність, яку клієнти з Польщі чи Німеччини часто не враховують, бо вже від неї відвикли:
- Відключення світла. Реєстри — електронні. Коли у відділі немає живлення або зв’язку, заяву не зареєструють і апостиль не сформують, навіть якщо ви стоїте перед дверима з квитанцією. День просто випадає.
- Повітряні тривоги. Під час тривоги прийом зупиняється, люди йдуть в укриття, а вікно прийому у МВС — одна година зранку і одна після обіду — може закритися, так і не відкрившись.
- Вузькі вікна прийому. МВС приймає з 10 до 11 і з 15 до 16, МЗС — до 12, видає після 16. Пропустили годину — пропустили день.
- П’ятниця й передсвяткові дні. Подача в п’ятницю в регулярному режимі фактично означає старт відліку з понеділка; перед святами черги довші, а робочих днів менше.
Тому моє правило для будь-якого дедлайну: до строку з таблиці додавайте щонайменше два-три робочі дні, а якщо документ летить потім за кордон — ще й час на переклад і пересилання. Апостиль «день у день» буває, але планувати на нього не можна.
Чого не існує
Щоб не шукати того, чого немає:
- Єдиного реєстру апостилів. Їх щонайменше два офіційні (Мін’юст і МОН), і в кожному видно лише «свої» апостилі.
- Єдиного строку. «Апостиль робиться за 3 дні» — правда лише для Мін’юсту. Для МОН у регулярному режимі це місяць-півтора.
- Апостиля на копію без нотаріуса. Копію спершу засвідчує нотаріус, і лише тоді вона стає документом, який приймає Мін’юст.
- Апостиля для країн поза Гаазькою конвенцією. Там потрібна консульська легалізація — інша, довша і дорожча процедура.
- Апостиля на іноземний документ в Україні. Його ставить країна, що видала документ. Для використання іноземного диплома в Україні потрібне визнання, а не апостиль.
Для колег по ринку
Якщо ви бюро перекладів чи консультант і даєте клієнтам інструкції, перевірте в них три речі: що витяг про несудимість іде в МВС, а не в МЗС; що для освітніх документів перевірка — на enic.in.ua, а не в реєстрі Мін’юсту; і що строк Мін’юсту тепер 3 робочі дні, а не «5–7», як у старих шпаргалках. Ці три помилки я бачу в клієнтських інструкціях найчастіше, і кожна з них коштує клієнту зайвого візиту.
Державні збори з цієї статті — це те, що отримує бюджет. Вартість супроводу — окремо; для партнерів вона є у прайсі на сторінці для партнерів.
Офіційні цифри перевірені на жовтень 2026: прайс ІІЦ МОН, Порядок Мін’юсту № 3177/5, сторінка МВС про проставлення апостиля, сторінка Департаменту консульської служби МЗС. Реальні строки — з моїх подач 2026 року; вони змінюються з сезоном, тому перед дедлайном краще спитати. Збір Мін’юсту зміниться з 1 січня 2027 року разом із прожитковим мінімумом — довідник оновлю.